LEGALIDAD DE LAS ASAMBLEAS CONDOMINALES.

A manera de introducción, los cuestionamientos iniciales que se vienen a mi mente son: ¿por qué es importe que se constituya una asamblea condominal y por qué tocar el punto de la legalidad? ¿Para qué nos sirve ceñirnos a la ley? El porqué, es claro, el para qué, lo descubriremos a lo largo de este artículo.

El primer elemento por el que resulta trascendental la conformación de la ASAMBLEA, es su necesidad y facultad para PLANTEAR, DISCUTIR y RESOLVER todos los asuntos de interés común, cualquiera que sea su naturaleza, pues este derecho no queda supeditado a ningún tipo de ADMINISTRACIÓN, sea interna o externa, ya que la misma, sólo tiene la facultad de ejecutar las decisiones de la ASAMBLEA, en cuanto a: la administración de recursos económicos, ejecución de reglamento, funcionamiento orgánico del personal, operación de vigilancia, mantenimiento, etcétera.

EL ELEMENTO “SEMILLA” DE LA ASAMBLEA.

Coincidentemente, las leyes locales en materia, establecen que la ASAMBLEA es el órgano supremo del CONDOMINIO o CONJUNTO CONDOMINAL, la cual se integra por CONDÓMINOS o sus LEGÍTIMOS REPRESENTANTES.

Es importante puntualizar que en interpretación armónica con el Código Civil Federal en México y los locales de cada estado, respecto de un inmueble, ÚNICAMENTE podemos considerar CONDÓMINO a aquél que detente su propiedad en una ESCRITURA PÚBLICA, es decir que su acto de adquisición, cualquiera que fuere (compraventa, donación, permuta, fideicomiso, dación en pago, etcétera), se haya formalizado ante Notario.

Hecho lo anterior, debe seguirse el protocolo legal-administrativo: el acto de transmisión de la propiedad, debe ser informado a la ADMINISTRACIÓN condominal, para que todas sus particularidades, formen parte del LIBRO DE REGISTRO DE PROPIETARIOS, del cual, entraremos a fondo en nuestro siguiente artículo FICCAP. El registro tiene como finalidad reconocer la facultad y titularidad del adquirente, en lo sucesivo, CONDÓMINO.

CONVOCATORIA LEGAL.

Es importante mencionar que para efecto de que se constituya debidamente una asamblea, los condóminos deben ser CONVOCADOS por la persona o personas facultadas para ello, bajo las formalidades de ley y con las temporalidades que en ella se señalan, de acuerdo al ordenamiento estatal en la materia y al reglamento interno, el cual difiere notablemente de un estado a otro y de un condominio a otro, por lo tanto, es importante NO TOMAR LA GENERALIDAD COMO BASE si eres un administrador interno o externo o un abogado asesor.

Del primer elemento tenemos que, la facultad para convocar, puede corresponder al ADMINISTRADOR DEL CONJUNTO CONDOMINAL, al COMITÉ DE VIGILANCIA, a la ASOCIACIÓN CIVIL que se haya conformado para efectos de adquisición de servicios y manejo de recursos, siempre que entre sus facultades, se encuentre ésta; incluso los CONDÓMINOS puede convocarla, aunque para algunas de las legislaciones especializadas, para este último supuesto, se requiere un porcentaje mínimo de propietarios y que dicha convocatoria, se lleve a cabo mediante fedatario público. Es importante revisar la ley y el reglamento interno, para corroborar las facultades y desde luego ceñirse a los lineamientos.

La formalidad, generalmente corresponde al hecho de que al realizar la convocatoria, debe indicarse el tipo de asamblea, fecha, hora, lugar y la orden del día.

Respecto del lugar donde deban celebrarse las ASAMBLEAS, la mayoría de legislaciones estatales requieren que sea en el propio condominio, dentro del conjunto condominal o bien en la localidad, atendiendo a la dinámica general de competencia cuando se trata del ejercicio de derechos relativos a un inmueble.

Algunas legislaciones son omisas al respecto, sin embargo, en nuestra experiencia, hemos conocido ASAMBLEAS que se desarrollan incluso en otros estados del país para el caso de CONDOMINIOS VACACIONALES, las cuales, pueden INVALIDARSE por las razones expuestas a criterio de un juzgador.

La forma en que se COMUNICA la CONVOCATORIA, es otro elemento clave para su VALIDEZ, para lo cual, lo más recomendable, es hacerlo de manera personal y por escrito y sumar la publicidad necesaria, como: colocarla en lugares visibles del condominio; para el caso de los condominios que tienen página Web, insertar la convocatoria en el apartado de AVISOS, enviar información mediante CORREOS ELECTRÓNICOS e incluso difusión mediante TECNOLOGÍAS como las aplicaciones de mensajería rápida como WhatsApp o Códigos QR.

Es importante señalar que los medios de publicidad “tecnológicos”, en la mayoría de los reglamentos internos no se contemplan, reconociendo únicamente LA NOTIFICACIÓN PERSONAL (escrita) y EL CORREO (-certificado o tradicional­- no correo electrónico), lo que nos lleva a un siguiente tema que tocaremos en otro artículo, respecto a la ACTUALIZACIÓN Y MODERNIZACIÓN DE LOS REGLAMENTOS, (ante los cambios sociales y tecnológicos que avanzan rápidamente).

Es importante la mención, ya que debemos recordar que la “LEGALIDAD” puede ser debatida en INSTANCIAS JUDICIALES y será importante haberse adherido a la ley, ya que la COSTUMBRE, es una fuente de derecho y no es APLICABLE si se trata de una “distorsión” de la ley, contra la que no podemos alegar DESCONOCOCIMIENTO.

La TEMPORALIDAD, es un detonante indispensable para que las asambleas sea consideras LEGALES y pueda surtir efectos PERMANENTES y no sólo provisionales.

Hemos observado en nuestra experiencia como empresa de capacitación condominal que uno de los errores más comunes, es “lanzar” tres convocatorias simultáneas y declarar instalada la ASAMBLEA en la última, que en muchas ocasiones tienen una diferencia incluso de minutos o bien, en las dos primeras ASAMBLEAS, no se realiza acta de suspensión por falta de QUÓRUM, sólo se ejecuta la tercera como una práctica irregular.

Situaciones que en la mayoría de los estados, colocan a la asamblea desde su convocatoria en un acto ILEGAL, ya que la segunda convocatoria, sólo encuentra lógica a falta del quórum de la primera, y la tercera, respecto de la segunda. Sumado a ello, en muchos de los estados, SÍ SEÑALA un tiempo mínimo entre una convocatoria y la fecha de la celebración de la asamblea.

Hemos escuchado en las capacitaciones, el: “así siempre se ha hecho”, sin embargo, es importante informarles a nuestros lectores que en muchos de los casos, dichas asambleas pueden NULIFICARSE por falta de FORMALIDAD, incluso, habiéndose protocolizado ante NOTARIO PÚBLICO, ya que en la mayoría de los supuestos, no se trata de una FE DE HECHOS, sino únicamente PROTOLOCOLIZAN O CERTIFICAN el ACTA DE ASAMBLEA QUE ANTE ELLOS SE PRESENTA COMO UN DOCUMENTO, lo que resulta desde luego endeble en caso de refutarse su VALIDEZ ante un ÓRGANO JURISDICCIONAL.

DEL PASE DE LISTA PARA CONSTATAR QUÓRUM.

De manera breve y concreta, podemos decir que el “pase de lista de asistencia” que deben validar los ESCRUTADORES de la ASAMBLEA, para el caso de condominios, se realiza con EL LIBRO (ACTUALIZADO) DE REGISTRO DE PROPIETARIOS y en caso de AUSENCIA FÍSICA del condómino, se puede validar su ASISTENCIA, mediante REPRESENTANTE con CARTA PODER debidamente requisitada, de la cual, ya les hemos presentado en diversas capacitaciones su estructura y forma.

Para el caso de los CONJUNTOS CONDOMINALES, el pase de lista y verificación de los ESCRUTRADORES, estará sustentado con las ACTAS DE ASAMBLEA de cada CONDOMINIO, en donde se verifique que su PRESIDENTE SE ENCUENTRA VIGENTE EN EL CARGO, acta de la cual, de forma preferente, deberá glosarse a los ANEXOS de la asamblea general en copia simple.

Es importante puntualizar que si bien, ante las deficiencias de las formalidades, podemos convalidar mediante CONSENTIMIENTO TÁCITO, también es necesario reiterar que las responsabilidades administrativas, civiles o penales, no quedan excluidas en ese tenor, como es el caso de las: administraciones fraudulentas o la ejecución de la garantía económica por acciones u omisiones en el cargo de administrador externo.

¡REGLAS CLARAS, ASAMBLEAS CONCRETAS!

Fuera de los detalles organizacionales que como anfitriones los convocantes deberán resolver, es importante fijar en previo reglas simples y explicarlas de manera clara antes de iniciar la ASAMBLEA, como: la asistencia únicamente del CONDÓMINIO o su REPRESENTANTE, para evitar un tumulto de personas sin facultades condominales, que generalmente retardan incluso con sus comentarios las ASAMBLEAS, lo que provoca el desánimo del condómino que en las subsecuentes, se ve traducido en AUSENTISMO.

El eje de cada tópico del orden del día, debe respetar la dinámica de PRESENTACIÓN, DISCUSIÓN Y VOTACIÓN, fijando un límite de TIEMPO para cada tema y para las intervenciones. Es importante generar materiales de apoyo y correr traslado de ellos a los intervinientes para retomar únicamente las partes concretas que nos lleven a una votación estratégica, sin dejar de informar de manera clara para que la deliberación sea consciente y no se alegue posterior desconocimiento.

En FICCAP, recomendamos siempre el uso de CRONÓMETRO y la dinámica de “las fichas de colores”, las cuales se entregan a los asistentes de acuerdo al orden de importancia y necesidad de discusión o análisis de información, en términos de la orden del día, a las que además de la relación tema-color, se agrega el “límite de tiempo del uso de la voz”, lo que permite intervenciones concretas, NO ACUMULABLES y NO TRASMISIBLES, para una participación CONCISA, sin vulnerar el derecho de los propietarios para expresarse.

Desde luego que la asignación de funciones para el desarrollo, la organización, la información previa, la presentación clara, el pase de lista formal y el PRELLENADO de los formatos a utilizarse, son elementos que sumarán a un resultado exitoso.

ASAMBLEA VS JUNTA DE CONDÓMINOS.

Es importante entender que no todas las reuniones de condóminos son una ASAMBLEA, ya que aquellas que sean de carácter informativo, de revisión, de actualización de datos, de actualización de medios de contacto, de preparación u organización interna, etcétera, es decir, todo aquello que no amerite un PLANTEAMIENTO, DISCUSIÓN Y APROBACIÓN y que desde luego no contravenga al reglamento interno o a la ley, puede hacerse sencillamente como una “junta vecinal”, la cual incluso sí puede llevarse por medios tecnológicos. Contrario a ello, las ASAMBLEAS que se celebren por TELEPRESENCIA, deben contemplarse en el REGLAMENTO INTERNO como una vía o conducto legal, y además deben de reunirse los elementos que hemos comentado.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE QUE LAS ASAMBLEAS SE CONVOQUEN Y DESARROLLEN CON APEGO A LA LEY?

En el mejor de los casos, las decisiones de la ASAMBLEA se ejecutarán de manera armónica, con mecanismos internos, alternos y extrajudiciales. Sin embargo, en muchos casos se requiere la intervención judicial para requerir:

• La venta forzosa;

• El pago de adeudos condominales;

• Embargo de bienes por el concepto anterior;

• Reparación de daños y perjuicios;

• Cumplimiento forzoso del reglamento;

• Retiro de obras;

• Acciones contra particulares o entes públicos;

• Acciones reivindicatorias;

• Nulidad de asamblea;

• Denuncias por administración fraudulenta;

• Cumplimiento, rescisión y/o nulidad de contrato con proveedores de bienes o servicios; entre otras.

En estos supuestos, la autoridad judicial requerirá como base de la acción, el ACUERDO de los CONDÓMINOS en ASAMBLEA, por lo que será indispensable y necesario celebrarla con estricto apego a derecho, ya que observamos como empresa de capacitación y proveedora de servicios legales en la materia, que muchos condominios, tienen ADEUDOS SIN RECUPERAR por cantidades millonarias, modificaciones descontroladas de la IMAGEN URBANA que van en contra del sano desarrollo y de la plusvalía; establecimiento de COMERCIOS informales en zona habitacional, PÉRDIDA de bienes o áreas comunes por DESPOJO, falta de ACTUALIZACIÓN del REGLAMENTO INTERNO, INFORMES, PRESUPUESTOS u OPERACIONES ADMINISTRATIVAS sin aprobar y que se encuentran en ejecución, etcétera.

No olvidemos que para los CONDOMINIOS o CONJUNTOS CONDOMINALES que cuenten con una ASOCIACIÓN CIVIL, esta sirve, entre otras cosas, como REPRESENTANTE LEGAL (para los asociados), sin que posea la facultad de emitir los ACUERDOS O AUTORIZAR que se acuda a INSTANCIAS JUDICIALES, pues todo representante por naturaleza de su MANDATO, no cumple sino lo que en MANDANTE indica y para el caso en concreto, lo que LA ASAMBLEA APRUEBA.

Por último, ponemos en consideración, con base a nuestra experiencia, que muchas personas físicas o morales, cuando son demandadas por DECISIÓN O APROBACIÓN DE ASAMBLEA, como primer punto estratégico para excepcionarse, alegan las DEFICIENCIAS LEGALES EN LA ASAMBLEA, las cuales no se CONVALIDAN DE BUENA FE, SINO CON BUENA APLICACIÓN DEL DERECHO Y CON LEGALIDAD.

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